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关于印发档案管理各项制度的通知

访问次数:153 作者: 网站管理员 来源: 发布时间:2017-05-11
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亳房〔2017〕53号

关于印发档案管理各项制度的通知

 

各科室、局属二级机构:

    为加强我局档案基础业务建设,实现档案管理工作标准化、规范化、制度化,根据《中国人民共和国档案法》及我省、市档案工作各项规定要求,结合本单位实际,特制定和完善了我局《档案管理人员岗位职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定和销毁制度》等各项制度,现印发给你们,请遵照执行。

  

                                                              亳州市房地产管理局

                                                                2017年4月18日

 

 

  

档案管理人员岗位职责

一、认真学习宣传贯彻《档案法》、《保密法》和国家有关档案工作的方针政策、法律法规以及本系统的有关文书工作、保密工作、档案管理的规定,热爱本职工作,努力学习档案业务知识,熟悉房地产管理职能和所管理的档案材料。

二、按照档案管理规定、归档范围和保管期限做好档案的收集整理和立卷归档工作,确保有价值的各种档案材料收集齐全。

三、建立档案工作统计台账,熟悉档案的内容与成分。

四、加强档案室管理,确保档案室符合防火、防盗、防水、防潮、防虫等工作,确保档案安全。

五、定期做好档案的检查、核对、清理、统计、汇编工作,做到“帐物相符”。

六、负责机关档案日常提供利用工作,并严格执行相关流程要求。

七、加强保密工作,及时清退相关涉密文件,做好防泄密、失密工作,处理好档案利用和保密工作的关系,维护档案的完整与安全。

八、积极完成领导交办的其他档案工作。

      

档案库房管理制度

 

一、专人管理,外人不得擅入。

二、严格遵守档案安全、保密的有关规定,严防破坏和窃密。

三、认真保管档案资料,未经允许不准携带档案外出,不准将档案外借,严防遗失。

四、做好防火、防盗、防灰、防虫、防光、防潮、防霉、防高温、防高湿等“九防”工作。

五、库房内严禁吸烟,不准存放易燃易爆物品及食物。

六、库房内保持整洁和通风良好,定期开关空调、去湿机,并作好每日的温湿记录(库房温度应控制在14-240c<±2℃﹥,湿度应控制在45-60%<±5%>)。

七、经常检查库房内电源线路及其他安全设施,及时排除各种隐患。

八、保持库房内卫生,档案入库要作消毒处理,人员入库换鞋,穿工作服。

九、库房和档案柜钥匙妥善保管,人离落锁。

十、库房内档案定期检查,发现问题及时汇报,及时解决。  

  

档案保密制度

 

1、保密范围

涉及国家规定在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项的文件以及关系到本单位利益、安全和内部团结不宜公开的文件材料均属保密范围。

2、机关全体人员均有保护国家秘密的义务 。

3、密级具体范围和划分。

密级档案分为绝密、机密、秘密三种 。

“绝密”:是最重要机关秘密,泄密会使机关安全和利益遭受特别严重的损害;

“机密”:是重要机关秘密,泄密会使机关安全和利益遭受严重的损害;

“秘密”:是一般的机关秘密,泄密会使机关安全和利益遭受损害。

4、 保密规定

(1)不得在私人交往中涉及国家和机关的秘密。

(2)档案室是机关的机要部门,非档案室人员不得擅自进入库房,不得随意翻动档案。

(3)为维护本单位利益,任何人不得擅自向外提供、或者利用公开的宣传工具传播密级档案材料。

(4)密级档案要按规定范围阅读,超过阅读范围要经档案分管领导批准;阅读密级档案不得摘抄和复印,不得外带,只限在档案室阅读;如需带出档案室或需摘抄、复印要经分管领导批准。

(5) 发现泄密事件,追究泄密者责任。

 

档案统计制度

 

一、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

二、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐,档案人要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计,还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

三、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

四、统计数字要准确无误,情况要真实,结论要正确,各项数字一律用阿拉伯数字书写,字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

五、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表,统计表要由分管领导签字盖章后方能上报或归档。

六、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况,定期分析研究,采取科学的降温去湿措施,使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。

七、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理,定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究,从而及时发现问题,纠正错误,更好地认识和了解机关档案管理的现状,掌握发展规律,分析发展趋势,提高管理水平。

 

档案利用制度

 

一、 档案人员必须熟悉检索工具和档案存放详情,及时准确无误地做好利用工作。

二、 凡借阅档案者,必须持单位证明、按规定办理利用审批登记手续,方可查阅档案。

三、 利用档案要严守《保密法》,确属工作需要借出的,必须经分管负责人同意,借出档案不得转借他人,并做到按时归还。

四、 查阅档案时不得在档案上圈点、增删、划线、涂改,更不准任意拆散、调换、剪裁、撕毁档案资料。

五、 重要档案,只限于在指定地点查阅。

   

档案鉴定销毁制度

一、档案是各项活动的真实记录和历史凭证,是党和国家的宝贵财富。确定其存毁是一项严肃、细致的工作,必须严格执行制度。

二、档案的鉴定分为案卷鉴定和销毁鉴定两种。

三、案卷鉴定由专职档案员和归档部门领导负责。

四、案卷鉴定可在档案材料移交档案室时进行。档案经鉴定合格后,应及时登记归档。

五、销毁鉴定应根据档案保管期限由销毁鉴定小组按档案的性质,吸收有关部门负责人和档案工作主管领导参加。

六、档案销毁前要编造销毁清册,重要档案要逐份登记,一般档案可只写明其形成年份、字号、内容、数量。

七、对从档案中剔除的已经失去保存价值的案卷,凡有卷内目录的可只登记案卷标题,将卷内目录附后,代替销毁清册。无卷内目录和从档案中剔除的单价档案材料,要逐份登记。

八、销毁档案,必须经分管领导审查,并签字同意后方可销毁。

九、销毁档案时应由两名专、兼职档案干部押运监销,严禁将其作废纸出售。

十、档案销毁后,监销人应在销毁清册上签字。销毁清册要整理归档,以备查考。

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